TABLERO DE CONTROL VISUAL DE EXCEL

 

TABLERO DE CONTROL VISUAL

Normalmente para poder llevar un control de los indicadores de desempeño de los indicadores determinados por la empresa nos solicitan un "Balanced Scorecard" o Tablero de Mando que la mayoría de las veces es una tabla excel con los indicadores en las filas y los títulos de los meses en las columnas con los resultados en la cuadricula entre ellos.

Una alternativa que les quiero ofrecer es un Tablero de Mando Visual que muestre gráficamente como estamos en cada unos de nuestros indicadores.

Una analogía en la que me gusta pensar es en el tablero de indicadores de un avión en el que se controlan al mismo tiempo muchos parámetros para mantener el rumbo y las condiciones de vuelo que nos lleven al destino de acuerdo con el tiempo planeado y perfecto estado.

El tablero de mando visual que te propongo es una serie de indicadores como velocímetros que nos muestran el avance en las actividades o los indicadores que elijamos. Favor de ver la figura abajo:

Para eso les comparto el excel con el que pueden llevar su tablero, podrán utilizar desde 1 hasta 55 indicadores (velocímetros). Si te resulta interesante puedes descargar el archivo del siguiente vínculo: Tablero de Mando Visual.xls

 

Algunas particularidades que te comparto del archivo son las siguientes:

1. En la página llamada "controles" se encuentran todos los gráficos, están                 cuadriculados en filas y columnas (La Fila 1 se llama "F1", La Fila 2 se              llama "F2",etc. La columna 1 se llama "C1", La columna 2 se llama "C2").

2. En la página llamada "datos" cada tabla de datos que controlan las gráficas             se llaman F1C1, F1C2, etc. de acuerdo a la cuadricula de la página                 "controles".

3. También es importante nombrar la gráfica en la cuadro de abajo para el tema         de que se trate, y en la página "controles" con el mismo nombre,                     haciendo coincidir la Fila y columna en el página "controles" y en la             página "datos". Abajo pueden ver un ejemplo:

4. En la página llamada "datos" se encuentran los datos que alimentan los gráficos.

    4.1. Se tienen marcadas con color las celdas que se deben de llenar, el resto             no se deben llenar para que las fórmulas del excel no se muevan.

    4.2. Se pueden modificar las proporciones roja, amarilla y verde pero la                   suma debe de ser 100 dependiendo que valor se considera como                       desempeño bajo(rojo), desempeño promedio(amarillo), desempeño                   excelente(verde). Para ello se tienen que actualizar las celdas en color               celeste que están en la página de datos. Con que estas celdas se corrijan se        mueven los 55 velocímetros.

        

Ejemplo 1 de proporción de la zona roja, amarillo, verde, vean las celdas en color celeste y la gráfica al lado derecho:       

Ejemplo 2 de proporción de la zona roja, amarillo, verde, vean las celdas en color celeste y la gráfica al lado derecho:  

5. En la página llamada "datos" también tendremos que llenar la cantidad de actividades realizadas, y la cantidad de las actividades faltantes. 

Por ejemplo: si tuviéramos un plan con 122 actividades, llevamos cerradas o completadas 47 y nos quedan faltantes 75 llenaríamos en las celdas en amarillo como sigue:

  

 6. Para cada velocímetro que usemos se debe realizar el paso 3 y paso 5.

Finalmente pueden copiar y pegar cada velocímetro en un correo como imagen y dar su explicación o llevar todos los indicadores en el excel y tener la visión global.

Ojalá que este archivo les sea de utilidad y si lo es ojalá me puedas compartir un comentario en el blog.

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Mejora del Sistema de Gestión de Calidad (Continuación): Lección Aprendida No. 7 de Auditorías Externas

Si leíste la entrada llamada Mejora del Sistema de Gestión de Calidad: Lección Aprendida No. 6 de Auditorías Externas ve abajo a donde se indique "Seguir Aquí" si no la has leído continua en el siguiente párrafo.

Del diario trabajo en los Sistemas de Gestión se va recopilando información, resultados y experiencia que se convierte en los Conocimientos de la Organización.

Como profesional dedicado a los Sistemas de Gestión siempre se me ha ocurrido que un acervo de información de casos reales de No conformidades encontradas por las casas certificadoras, por clientes, o internamente compartida entre todos los colegas podría apoyarnos en la Mejora o Robustecimiento del Sistema verificando en avanzada que nuestro Sistema no tenga la misma debilidad que lo que algún compañero de profesión tuvo que enfrentar y resolver por medio de una acción correctiva.

El actuar en consecuencia ante problemas de otros y resolverlos antes de que nos los detecten en auditorias es preventivo pues actuamos en base en el conocimiento de otras organizaciones.

Un refrán que quizás conozcan al respecto es: "Cuando veas la barba de tu vecino cortar pon la tuya a remojar"

Seguir Aquí (Si ya has leído la entrada Mejora del Sistema de Gestión de Calidad: Lección Aprendida No. 6 de Auditorías Externas )

Pues siguiendo con esta tarea les quiero compartir un 7mo Caso de una no conformidad encontrada en una Auditoría Externa:

Alcance: IATF16949:2016

No conformidad: El proceso de auditoría interna no es efectivo.

Evidencia: 

- No hay evidencia en el programa de auditorías de que se haya priorizado por dos de los 3 criterios que se tienen establecidos, procesos de producción, procesos con tendencia negativa.

- Las actividades de elaboración de políticas que se llevan a cabo en el Corporativo no fueron auditadas.

- No hay evidencia de que todas las actividades dentro de un proceso hayan sido auditadas.

- No hay evidencia de la efectiva implementación de la auditoría al plan de control y al AMEF, están incluídos en la lista de verificación pero no hay información registrada de que se hayan auditado.

- No hay análisis de causa raíz para prevenir la recurrencia ni acciones correctivas para los hallazgos de la auditoría de proceso de manufactura.

Acciones de Contención realizadas:

1.- Programar auditorías del análisis de priorización en el formato determinado para ello

2.- Realizar el análisis de los procesos con tendencia negativa en 2018 para auditarlos nuevamente adicional a la auditoría ya realizada

3.- Determinar a los auditores de las auditorías adicionales y el programa de auditoría extraordinaria para los procesos con tendencia negativa

4.- Incluir la auditoria a la actividad de elaboración de políticas en el sitio remoto Corporativo en Enero 2020 y el programa

5.- Realizar las Acciones Correctivas documentadas, con acciones de contención implementadas, análisis de 5 porqués realizado y con planes de acciones correctivas menores a 30 días para implementación para las No conformidades de la Auditorías de Proceso

6.- Auditar nuevamente el Plan de Control y el AMEF relacionados a los productos automotrices y declarar en el reporte de auditoría de forma detallada las actividades que se auditen y la revisión contra los requisitos de la norma IATF16949:2016

Causas de Proceso de auditoría no efectivo:

A-Por que el cambio al certificado del SGI no es un detonante para realizar CAMBIOS EN EL SGI

B- Por que el formato Plan de Auditoria establecido de auditorias solo tiene campos de proceso y no especifica actividades de alcance

C- No se indica en el formato Auditoria de Proceso a Planta el requerimiento de la descripción detallada de los hallazgos.

D- Por que el formato Plan de Auditoria no esta diseñado para confirmar que se halla realizado cada uno de los procesos y Actividades del SGI

E- No se indica en el formato Lista de Verificacion Auditoría Interna por Procesos  el requerimiento de la descripción detallada de los hallazgos.

  

Acciones Correctivas:

1.- Agregar en el 6.3 del Manual del Sistema de Gestión Integral que la recepción del certificado de calidad de cualquier sistema de calidad detonara la elaboración de un formato de Cambios en para verificar que no se modifique el alcance de auditoria por nuevos sitios remotos o por que hay algún otro cambio en el SGI

2.- Modificar el formato Plan de Auditoría para agregar que se indiquen las actividades de alcance de la auditoría y que se pueda llevar registro de cuales auditorías ya se han realizado para lograr el 100% de actividades y clausulas auditadas

3.- Modificación de Formato de Auditoría de Proceso agregando el requerimiento de la descripción detallada de los hallazgos.

4.- Difusión a los auditores internos acerca de la modificación al formato de auditoría de proceso de manufactura y del requerimiento de colocar información detallada en cada punto auditado.

5.- Modificación de Formato Lista de Verificacion Auditoría Interna por Procesos agregando el requerimiento de la descripción detallada de los hallazgo

6.- Difusión a los auditores internos acerca de la modificación al formato Lista de Verificacion Auditoría Interna por Procesos  y del requerimiento de colocar información detallada en cada punto auditado.

Que verificar en tu empresa:

1. Revisa en detalle el alcance de tu certificado cuando lo recibas para que verifiques si hay que modificar tu alcance de auditoría interna en sitio o en sitios remotos.

2. Mapea tus procesos y actividades y agrega todas dentro de tu plan de auditoría de modo que no te falte ninguna actividad de auditar.

3. Agrega claramente en tus listas de verificación(checklist) la instrucción a tus auditores internos que los hallazgos se describan ampliamente, conformidades y no conformidades, de modo que  no quede duda de que se auditaron.

4. Una vez que ya están claramente detallados los hallazgos haz que los dueños de proceso se comprometan en resolverlos y vuelvelos a auditar para verificar que se mantiene el nuevo modo de trabajo.

 

Espero que esta información te sirva y si tienes algún Conocimiento que hayas obtenido de una auditoria te invito a compartirmelo para publicarlo y podamos ayudar a Mejorar el Sistema Calidad/Ambiental de muchos de nuestros colegas.

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Como prevenir errores por falta de seguimiento a los detalles en nuestros procedimientos, una propuesta

Algunas veces hemos pensado, o al menos yo, que verificar durante las auditorías internas el cumplimiento a las clausulas o requisitos de las normas, los requisitos del cliente y los legales es suficiente.

Pues últimamente he visto problemas creados por no seguir los requisitos propios de nuestras empresas, esos que no son exigidos por las normas pero son nuestra adecuación particular a lograr que el funcionamiento sea armonioso en la cadena de valor.

Estos requerimientos están escritos en nuestros procedimientos, en cada detalle.

Una sola omisión de una linea de un procedimiento puede causar que todo un proceso falle y nos hallemos en medio de un re-proceso costoso y embarazoso de explicar a nuestros clientes. 

Un ejemplo sencillo sería hacer un proceso de un cambio de ingeniería de un componente pero no darle un código nuevo aún cuando el componente físicamente cambió, el procedimiento lo decía pero nosotros no lo hicimos. Resultado: entrega de producto mezclado con el componente con los dos niveles de ingeniería, recolección con los distribuidores, urgencia de fabricación de producto con el componente de la revisión original y juntas de análisis de causas raíz internas y con el cliente cuando la causa es que no seguimos al pie de la letra nuestro sistema de gestión de Calidad.

Nuestros procedimientos son o deberían de ser la recopilación de mucha experiencia que en cada detalle previene errores conocidos por lo que vale la pena mantenerlos y asegurarnos de que se sigan al detalle más mínimo

Como prevenir esta falla?

Pues bien, una propuesta es auditar los procedimientos, recorrer, caminar o seguir  (como ustedes gusten llamarlo) enunciado por enunciado de los mismos, asegúrate de que:

• el personal involucrado realmente lo conozca, 
• realmente se ejecute exactamente como esta escrito, 
• se mantenga actualizado, una fecha de más de un año desde la última actualización indica que el proceso no está evolucionando, no hay mejora, el dueño de proceso se dedica solo a ejecutar y no documenta sus avances, el sistema y la operación ya no están alineados.

Si hacemos lo propuesto seguramente nos ahorraremos muchos problemas y tendremos una operación que logré los objetivos sin tantos contratiempos innecesarios.

Espero apliques la propuesta y me des tus comentarios.

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SOLUCIÓN DE PROBLEMAS ÓPTIMA

Siempre hay muchas maneras de hacer una misma cosa y obtener un resultado.

En este mundo donde se requiere no solo de lograr los resultados (eficacia) sino de también hacerlo optimizando recursos (eficiencia) para solucionar un problema es mejor seguir una metodología y así asegurar nuestra eficacia y eficiencia en el proceso.

Para resolver un problema una de las metodologías que he usado mas a menudo es el método de 8D (8 disciplinas) y es sumamente importante el seguir los pasos en el orden estricto.

He aprendido que cuando se hace un análisis de causa raíz de un problema entre cliente y proveedor debemos estar atentos a no realizar ninguna acción correctiva antes de terminar el análisis de causa raíz.

Si tomamos acciones sin dicho análisis nos llevará hacer un disparo al aire, eso es cómo tratar de pegarle a un blanco sin apuntar y disparando al aire, nunca le vamos a atinar y si acaso le pegamos al objetivo será solamente un golpe de suerte. 

Si un cliente insiste en saltar de inmediato a las acciones correctivas hay que recordarle que estamos en el mismo barco y que todos queremos resolver el problema por lo cual todos los esfuerzos que se realicen tienen que ser certeros, enfocados en eliminar las causas del problema y no perder tiempo y esfuerzo por querer ganar un par de días.

Nunca debemos atacar los efectos solo debemos resolver las causas para prevenirlas y los efectos desaparecerán.

Trabaja de esta manera, te aseguro que vale la pena

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Explicación de los Requisitos Específicos de Cliente

Que tal? Espero se encuentren bien,

El día de hoy les quiero compartir una presentación que les di a mis compañeros en mi empresa sobre que son los Requisitos Específicos de Clientes.

De forma general los requisitos de clientes son como la siguiente foto:

Si quieres saber con que definiciones de la ISO9000 se forma la idea de este concepto que es básico en la implementación de un buen Sistema de Gestión de Calidad da click en el siguiente vínculo

Explicación de Requisitos Específicos de Cliente

Espero te sirva de algo esta breve introducción al concepto.

Hasta pronto

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Mejora del Sistema de Gestión de Calidad (Continuación): Lección Aprendida No. 6 de Auditorías Externas

Si leíste la entrada llamada Mejora del Sistema de Gestión de Calidad: Lección Aprendida No. 5 de Auditorías Externas ve abajo a donde se indique "Seguir Aquí" si no la has leído continua en el siguiente párrafo.

Del diario trabajo en los Sistemas de Gestión se va recopilando información, resultados y experiencia que se convierte en los Conocimientos de la Organización.

Como profesional dedicado a los Sistemas de Gestión siempre se me ha ocurrido que un acervo de información de casos reales de No conformidades encontradas por las casas certificadoras, por clientes, o internamente compartida entre todos los colegas podría apoyarnos en la Mejora o Robustecimiento del Sistema verificando en avanzada que nuestro Sistema no tenga la misma debilidad que lo que algún compañero de profesión tuvo que enfrentar y resolver por medio de una acción correctiva.

El actuar en consecuencia ante problemas de otros y resolverlos antes de que nos los detecten en auditorias es preventivo pues actuamos en base en el conocimiento de otras organizaciones.

Un refrán que quizás conozcan al respecto es: "Cuando veas la barba de tu vecino cortar pon la tuya a remojar"

Seguir Aquí (Si ya has leído la entrada Mejora del Sistema de Gestión de Calidad: Lección Aprendida No. 5 de Auditorías Externas )

Pues siguiendo con esta tarea les quiero compartir un 6to Caso de una no conformidad encontrada en una Auditoría Externa:

Alcance: IATF16949:2016

No conformidad:  El proceso para monitorear la satisfacción del cliente no es totalmente efectivo.

Evidencia: La empresa no monitorea los fletes extraordinarios.

Acciones de Contención realizadas:

1. Implementación de Indicador desempeño de calidad de partes entregadas (PPM Externos)

2. Implementación de Indicador desempeño de calidad de partes fabricadas(PPM internos)

3. Implementación de Indicador de desempeño de Interrupciones de Cliente

4. Implementación de Indicador de desempeño Garantías o Retornos por cliente 

5. Implementación de Indicador de desempeño Relacionadas a temas de calidad o entregas Incluyendo Estatus especiales

6. Implementación de indicador de Desempeño de entrega de cliente (Premuim Freight)

Causas de Proceso de Monitoreo de la Satisfacción de Cliente no efectivo:

1. Por falta de verificación de todos los indicadores obligados por las Normas certificadas

2. Porque el Check List de auditoría interna no incluye la revisión del cumplimiento de indicadores obligados por las normas

  

Acciones Correctivas:

1. Revisar e implementar todos los indicadores obligados por cada una de las normas y meterlos dentro del Tablero de Indicadores (Balanced Scorecard)

2. Modificar la lista de verificación de auditorías de sistema de gestión Integral para incluir la revisión de indicadores específicos

3. Modificar el procedimiento de Satisfacción de Cliente para mencionar el monitoreo de Indicadores específicos

 

Que verificar en tu empresa:

1. Determinar cuales son los indicadores obligados por cada una de las normas en las que estas acreditado.

2. Determinar en que proceso de tu Sistema de Gestión se pueden recolectar los datos de los indicadores obligados.

3. Asignar cada indicador obligado al dueño de proceso correspondiente.

4. Añadir cada indicador obligado en el Tablero de Indicadores (Balanced Scorecard)

5. Auditar internamente que se lleven los indicadores obligatorios de las normas y que se tomen las acciones correctivas cuando estén fuera de objetivo o acciones preventivas cuando tengan la tendencia a salir de objetivo.

 

Espero que esta información te sirva y si tienes algún Conocimiento que hayas obtenido de una auditoria te invito a compartirmelo para publicarlo y podamos ayudar a Mejorar el Sistema Calidad/Ambiental de muchos de nuestros colegas.

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Principios de Gestión de Calidad: Liderazgo

Básicamente aprendí este principio en una auditoría externa.

Durante la auditoría me dijo la auditora líder que notaba que había falta de Liderazgo en la compañía con respecto al sistema de gestión, los argumentos? Unas cuántas evidencias:

1. Las auditorías internas se retrasaban con respecto al plan anual de auditorías.

2. Había algunas acciones correctivas que pasaban de 3 meses en "proceso" antes de poderlas cerrar con evidencia.

3. Algunas acciones correctivas no tenían la verificación de la efectividad 

y la más relevante:

4. Los dueños de los procesos no eran los gerentes sino los mandos medios.

Pues basado en los hallazgos antes mencionados la empresa si estaba teniendo falta Liderazgo.

En la versión anterior de la norma ISO9001 el rol en el que caía el liderazgo del sistema de gestión era el representante de la Dirección y la versión actual de la norma ese liderazgo fue transmitido a la Alta Dirección.

Los Gerentes y el Director que en conjunto forman la Alta Dirección determinan el propósito, la misión y la visión de la compañía y los objetivos para lograr los anteriores.

Los miembros de la Alta Dirección son los responsables del Sistema  de Gestión y tienen  todos los recursos que les permiten cumplir los objetivos y por norma están obligados a rendir cuentas por la implementación, mantenimiento y mejora del Sistema de Gestión . 

El compromiso de la Alta Dirección es clave en su liderazgo y en hacer que los resultados sucedan a través de otros y de ellos(as) mismos(as).

Pues bien, regresando al rol del Representante de la Dirección su Liderazgo también dió un cambio y por ejemplo en mi caso este rol es el de dar seguimiento a que se realicen las acciones por parte de la Alta Dirección de tal manera qué ellos(as) hagan que las cosas suceden.

Espero que está información que te comparto te sirva para entender en términos sencillos que es el Liderazgo y cómo se puede evidenciar este tema en una auditoría de 1era, 2da o 3era parte.

Hasta luego

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