Mejora del Sistema de Gestión de Calidad: Lección Aprendida No. 1 de Auditorías Externas

Del diario trabajo en los Sistemas de Gestión se va recopilando información, resultados y experiencia que se convierte en los Conocimientos de la Organización.

La mayoría de estos conocimientos de la organización no son compartidos a lo largo de la base de empresas, solo cuando se esta un Corporativo se comparte entre empresas del grupo y a veces ni con esa ventaja se comparten los conocimientos.

Como profesional dedicado a los Sistemas de Gestión siempre se me ha ocurrido que un acervo de información de casos reales de No conformidades encontradas por las casas certificadoras, por clientes, o internamente compartida entre todos los colegas podría apoyarnos en la Mejora o Robustecimiento del Sistema verificando en avanzada que nuestro Sistema no tenga la misma debilidad que lo que algún compañero de profesión tuvo que enfrentar y resolver por medio de una acción correctiva.

El actuar en consecuencia ante problemas de otros y resolverlos antes de que nos los detecten en auditorias es preventivo pues actuamos en base en el conocimiento de otras organizaciones.

Un refrán que quizás conozcan al respecto es: "Cuando veas la barba de tu vecino cortar pon la tuya a remojar"

Sin más preámbulos les quiero compartir un caso de una no conformidad encontrada en una Auditoría Externa:

Alcance: ISO9001:2015

No conformidad: La revisión del cumplimiento de los requisitos legales para los productos no fue efectiva. 

Evidencia:

Mediante recorrido en Almacén de Producto Terminado y entrevista con responsable funcional del proceso de Embarques fue posible confirmar la ausencia de etiquetas/identificación de envases de producto  de acuerdo a la norma NOM-003-SCT/2008.  

Las evidencias de las etiquetas certificadas en el cumplimiento de la NOM-116-SCFI, no incluye:

La leyenda "No contamine" o cualquier leyenda que indique protección del ambiente y disposición responsable del aceite usado. 

Faltan hojas de seguridad conforme a la nueva NOM-018-STPS-2015, el cual es un requisito legal para los proveedores de materias primas que sean consideradas materiales peligrosos. Se ha recibido respuesta afirmativa sólo de 3 proveedores.

  

Acciones de Contención realizadas

1. Realizar el inventario de sustancias químicas peligrosas de toda la empresa

2. Realizar el inventario de las hojas de seguridad de materias primas de acuerdo a la NOM018 STPS 2015

3. Solicitar a proveedor de materias primas que falten hojas de seguridad de acuerdo a la NOM018 STPS 2015

4. Dar de alta las hojas de seguridad faltantes que nos envíen los proveedores en el Share Point en el Sistema de Gestión Ambiental

5. Difundir y capacitar al personal faltante en la estructura de la nueva versión de las hojas de seguridad que cumplen la NOM018 STPS 2015

6. Revisar NOM-003-SCT/2008 para determinar aplicabilidad a los productos

7. Completar el plan para modificación de todas las etiquetas.

8. Completar el proceso de comunicación a otros departamentos involucrados (industrialización, almacén, recibo).

 

Causas de SMDS faltantes:

1. No hay registros de que a todos los proveedores se les haya requerido mandar sus hojas de seguridad en cumplimiento con la NOM018 STPS 2015.

2. Algunos de los proveedores a los que ha solicitado esta actualización de las hojas de seguridad no las han entregado.

 

Acciones Correctivas

1. Solicitar a todos los proveedores que faltan de entregar hojas de seguridad actualizadas y dejar registro de la solicitud

2. Determinar y ejecutar un mecanismo para que los proveedores sean obligados a entregar las hojas de seguridad actualizadas bajo la NOM018 STPS 2015

Que verificar en tu empresa:

1. Todas las leyes que le apliquen a tu empresa.

2. Asegurar que las estés cumpliendo en cada producto y en cada materia prima aplicable.

3. Tener mecanismos de mantenimiento para que toda materia prima entrante o producto saliente cumpla con las leyes aplicables.

Si quiere revisar otro caso da click en el siguiente enlace que te llevara a la Lección Aprendida No. 2 de Auditorías Externas  

Espero que esta información te sirva y si tienes algún Conocimiento que hayas obtenido de una auditoria te invito a compartirmelo para publicarlo y podamos ayudar a Mejorar el Sistema Calidad/Ambiental de muchos de nuestros colegas.